PROCUMENT PROCESS

Purchase Requisition

Apabila bahan mentah untuk buat produk tiada, PR akan dikeluarkan kepada supplier untuk tengok kuantiti material yang diperlukan dan kemudian supplier akan hantar quotation.

 

PURCHASE ORDER

Maklumat yang perlu ada dalam dalam Purchase Order

• Purchase Order No
• Purchase Order Date
• Supplier Name, Address & contact
• Item no, Description,Qty,UOM,Price
• Payment Term
• Required Delivery Date
• Delivery Term
• MOQ (Minimum Order Quantity)
• Currency

Penilaian tentang Supplier yang dipilih

1. Company Policy
2. Rekod tentang Supplier

• Penghantaran
• Quality

Company Policy

• Untuk elakkan kekeliruan
• Sebagai panduan
• Untuk melindungi syarikat
• Mudah bekerjasama dengan kerajaan
• Untuk menyelaraskan tugas secara sama

WORK INSTRUCTION

Tujuan

• Work Instruction bertujuan untuk mendapatkan komunikasi dengan lebih berkesan lagi
• Selain itu,ia bertujuan agar arahan lebih mudah difahami
• Kesalahan berulang dapat dikurangakan

Apa itu prosedur??

• Arahan secara bertulis untuk menafsirkan langkah-langkah melaksanakan sesuatu produk.
• Bagaimana kerja dapat dilakukan secara mendalam.

Writing Work Instruction

• Bagaimana nak buat ?
• Kenapa nak buat proses tersebut?
• Apa proses yang perlu diikut?

Langkah Work Instruction

• Ikut arahan yang paling mudah dahulu dalam membuat sesuatu kerja.
• Semak langkah dan hanya keluarkan langkah penting dan perlu sahaja
• Buang perkara yang tak perlu untuk lebih ringkas

CHECK INVENTORY

Check Inventory adalah untuk mengetahui barang atau stok tersebut ada atau tidak.

Dua jenis :

• MTS . produk sentiasa dihasilkan dan sentiasa ada dalam simpanan stok
• MTO .produk hanya akan dihasilkan apabila ada tempahan daripada pengguna.

Bagaimana nak Check Inventory???

• Files
• Excel
• Store
• Sistem

                                               Contoh Excel

                                            Contoh Sistem

                                            Contoh Store

Bin Card / Stok Card

Bin card ini digunakan untuk kenalpasti keluar masuk produk yang berbeza. Selain itu Bin Card juga berfungsi untuk labelkan produk. Bin Card juga membantu untuk mengendalikan stok dengan lebih teratur.

                                            Contoh Bin Card



Check Raw Material Inventory

• Langkah ini adalah untuk memastikan raw material cukup atau tidak untuk menghasilkan produk.
• Rujuk B.O.M untuk check sama ada Raw Material cukup atau tidak.

BILL OF MATERIAL (B.O.M)

Bill OF Material (B.O.M) merupakan senarai bagi semua bahan yang digunakan dalam melaksanakan sesuatu produk baru. Ia juga boleh dikenali sebagai resepi, fomula dan senarai bahan-bahan.
 
Jenis-jenis B.O.M

Produk breakdown

                                            Contoh bentuk breakdown


Bentuk Jadual

                                              Contoh bentuk jadual

Item yang perlu ada dalam B.O.M

1. Item no
2. Description
3. Quantity-UOM
4. Supplier-EST
5. Supplier
6. Brand

B.O.M untuk mengenal pasti barang yang diperlukan untuk menyiapkan sesuatu produk siap.

Kenapa B.O.m berubah-ubah???
kerana setiap item yang tergantung dalam B.O.M tersebut adalah bergantung kepada produk dan akan sentiasa berubah mengikut perubahan.

• Perubahan Minor

          Revision akan bertukar dari "0" ke "1"

          Akan tukar kuantiti material

• Perubahan Major

         Vision akan bertukar dari "1" ke "2"

         Perubahan kepada item material yang baru  

Kelebihan

1. Mengawal tahap inventory
2. Mengawal /mengurangi barang lama/lapuk
3. Mengawal dan mengurangi manufacturing

PROSES FLOW

• Menunjukkan hubungan antara komponen utama dalam sistem gambarajah aliran proses juga menjadualkan nilai reka bentuk proses juga menjadualkan nilai reka bentuk proses bagi komponen dalam mod operasi yang berlainan .(min,normal) 

 

Contoh flow.

                                      
CUSTOMER ORDER

Quotation 

1. Sebut harga yang diberikan kepada pelanggan sebelum tempahan. 
2. Sebut harga diberi berdasarkan harga produk yang dijuga seperti: 

•        Material cost

•        Labour

•        Overhead

•        Transportation

•        Sales Tax

•         Mark-up

                                                   Contoh Quotation

                                               

                                            Contoh Costing

 Delivery Term

EXW. EX Works(named place): 

pelanggan akan menaggung kos pengangkutan dari tempat penjual hingga ke tempat pembeli.

FOB.Free On Board.(named loading board)

penjual akan tanggung kos pengangkutan sampai kepada pelabuhan penjual sahaja.

CIF.Cost, Insurance and Freight. 

DDP Delivery Duty Paid.

Types of Customer Order

Trading

membeli dan menjual kembali produk tanpa penambahan apa-apa nilai.

Manufacturing

membuat produk dari bahan mentah sampai jadi finish good 

 

INVENTORY

 Apakah Inventory?

Apa-apa butiran yang  boleh dikendalikan, dibeli, dijual, disimpan, diambil, dikeluarkan, boleh dianggap sebagai inventori.

Inventori juga meliputi semua dari pejabat dan bekalan penyelenggaraan, bahan mentah yang digunakan untuk pembuatan,  barang-barang separuh siap dan siap,  yang digunakan dalam perniagaan.

1. Goods For Resale - Produk boleh dijual semula
2. Consumables- Merupakan bahan yang  digunakan apabila  bersama-sama dengan produk.Boleh habis.
3. Packing material-Bahan yang digunakan untuk melindungi produk.
4. Stok items-meliputi item dibawah seperti:

• Raw Material(Bahan Mentah) -Bahan mentah yang digunakan untuk menghasilkan produk
• Work In Progress(WIP)- Proses penghasilan produk.
• Semi finished Goods(SFG)-Produk separuh siap
• Finished Goods(FG)-Produk yang siap sepenuhnya

Contoh Raw Material :

                                           Bahan -bahan untuk membuat kek

Contoh Work In Progress:

                                            Proses membuat kek
 

Contoh Semi Finished Goods

                                            Kek yang siap dibakar
 

Contoh Finished Good

                                           Kek yang telah siap dihias


Bagaimana untuk Mengenalpasti Inventory?

Item penomboran

•  Unik 
• Mempunyai maksud

 

 

Unit Of Measure

• Kuantiti bahan
• Pembungkusan standart

          Contoh :

                      1 drum                 = ? Meter or kilometer

                      1 drum                 = ? Meter or liter

                      1 pack                 = ? Pieces

                      1 pack                 = ? Kilogram

                      1 box                   = ? Pieces

                      1 box                   = ? Bottles

                      1 box                   = ? pack

 Product Code

• Barang siap dan juga separa siap mesti mempunyai nombor item atau kod produk. Selain mempunyai kod produk, B.O.M juga perlu wujud.

SUPPLIER

Apa itu Supplier??

Firma atau individu yang membekalkan sumber-sumber yang diperlukan oleh syarikat untuk mengeluarkan produk dan perkhidmatan

Pembekal juga merupakan salah satu pihak yang penting dalam industri binaan.

  

    Fungsi Supplier

• Fungsi supplier adalah sama dengan vendor
• Supplier bertanggungjawab dalam membekalkan sumber-sumber yang diperlukan oleh organisasi untuk menghasilkan produk
• perlu memastikan barang-barang yang dibekalkan selamat dan tidak mengalami sebarang kerosakan
• Biasanya menyediakan kemudahan pengangkutan, dan penghantaran ke tempat-tempat yang diperlukan

  Kelebihan  Supplier